Verbesserungskata

Die Verbesserungungskata ist eine spezielle Art und Weise Prozesse zu verbessern. Bei der Kata geht es darum, Prozesse im täglichen Alltag in Richtung eines gemeinsamen Ziels zu verbessern. Diese Verbesserung findet jedoch nicht durch Spezialisten (z.B. Lean-/Kaizen-Teams) statt, sondern direkt durch die Führungskräfte selbst – vorwiegend Linienführungskräfte.

Bei der Kata handelt es sich um eine Routine. Eine Routine die täglich am realen Beispiel trainiert wird um diesen zielgerichtet zu verändern – jeden Tag einen kleinen Schritt! Dieser Prozess wird durch einen Coach (= der verantwortlichen Führungskraft) betreut, um eine gemeinsame Richtung der Verbesserungsaktivitäten sicherzustellen.

39 Allg Kata hierarchieebenen Management-System

Auf diese Weise ist die Verbesserungskata ein fester Bestandteil eines neuen Management-Systems. Um genauer zu sein: sie ist der Motor der täglichen Verbesserung. Mit Hilfe der Verbesserungskata wird ein Prozess gezielt verbessert und durch viele, kleine Schritte im Arbeitsalltag auf ein neues Leistungsniveau gehoben – und das nachhaltig! Um dies zu erreichen wird ein Prozess in 3 Phasen verbessert:

48 Vk Verbesserungsphasen

  1. Richtung verstehen: Verstehen der aktuellen Situation und Beschreibung eines klaren Ziel-Zustandes. Aufbauend auf der Zielsetzung wird zunächst ein gemeinsames Bild der aktuellen Situation und dessen entwickelt, was zu diesem Zeitpunkt konkret erreicht werden muss – der sogenannte Ziel-Zustand. Die Phase „Richtung verstehen“ wird für jedes Verbesserungsthema nur einmal durchlaufen, deshalb kommt hier die Kata noch nicht zum Einsatz.
  2. PDCA’s in Richtung des Ziel-Zustandes: Durchführung von Experimenten,Prozessbeobachtungen und Dokumentationen zur Verbesserung des Prozesses.
    Der Ziel-Zustand wird mittels vieler kleiner Schritte erreicht. Der Verbesserer arbeitet täglich an der Zielsetzung. Das ist fester Bestandteil seines Tagesgeschäftes. Er wird dabei mehrfach wöchentlich – sozusagen kurzzyklisch – von seiner Führungskraft gecoacht. Die PDCAs gehören in einer Kultur täglicher Verbesserung zu den täglichen Aufgaben des Teamleiters. Hier wird die Verbesserungskata – Verbesserung in kleinen Schritten – angewendet und es finden regelmäßig Coachings statt.
  3. Stabilisierung im Alltag: Den neuen, veränderten Prozesses im Alltag stabilisieren.
    Wenn der Ziel-Zustand erreicht wurde, muss es für alle Mitarbeitern möglich sein, den neuen Prozess wiederholbar durchführen zu können. Zielsetzung der Phase ist es, dass der Prozess stabil – sprich Zyklus für Zyklus – läuft und problemlos durchgeführt werden kann. Dies ist die Vorstufe für die Status-Runden im täglichen Shopfloor-Management. Die Phase „Stabilisierung im Alltag“ ist ebenfalls eine einmalige Phase in der Bearbeitung eines Verbesserungsthemas.

Auf der anderen Seite ist klar, dass dies nicht zum bisherige Arbeitsalltag der Führungskräfte gehört, also müssen die Fähigkeiten zur Verbesserung eines Prozesses bei den Führungskräften entwickelt werden. Die Führungskraft muss eigenständig in der Lage sein Prozesse aus eigenem Können und Wollen in Richtung eines vorgegebenen Ziels zu verbessern. Aus diesem Grund umfasst die Kata zwei wesentliche Bestandteile:

  1. Verbesserung des Prozesses zur Steigerung der Leistungsfähigkeit
  2. Zielgerichtete Entwicklung einer Person

Das Eine funktioniert ohne das Andere nicht. In diesem Kapitel findest Du Hintergrundinformationen zur Arbeit mit der Verbesserungskata.

 

Viel Spaß beim Lesen!

Allgemeines zur Verbesserungskata

Gute Prozesse sind keine Selbstverständlichkeit. Sie sind vielmehr Ergebnis harter Arbeit – und zwar harter Verbesserungsarbeit! Diese Verbesserung findet durch die prozessnächste Führungskraft, den Teamleiter (manchmal auch Hancho genannt) statt. Im Umkehrschluss heißt dies: Ohne gute Führungskräfte keine guten Prozesse!

Einerseits ist seine Kenntnis über die aktuellen Probleme des Prozesses unbezahlbar und andererseits ist er zusammen mit den Mitarbei-ternin der Lage eine konkrete Vorstellung davon zu entwickeln, wie der Prozess besser ablaufen kann. Dieses Wissen ist ein wahrer Schatz für die Organisation!
Dieses Wissen wird mit Hilfe der Verbesserungskata zielgerichtet genutzt. Die Fähigkeiten des Teamleiters werden anhand einer konkreten Herausforderung entwickelt. Dabei stellt die Herausforderung das wesentliche Bindeglied zwischen der persönlichen Weiterentwicklung des Teamleiters und den Themen dar, die dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile bringen. Durch das gesammelte Wissen lernt sowohl die Einzelperson, als auch das gesamte Unternehmen, da die prozessualen und organisationsspezifischen Erkenntnisse in Form neuer Prozesse, Beschreibungen und Einsparungen für das gesamte Unternehmen zugänglich gemacht werden. Die Verbesserungsaktivität stellt somit den Kern organisationalen Lernens, verbunden mit der Steigerung der Wettbewerbsvorteile, dar!

Im Rahmen der Verbesserungsarbeit wird der Teamleiter nun regelmäßig von seiner direkten Führungskraft im Kontext dieser Herausforderung gecoacht. Damit das Coaching strukturiert und zielgerichtet abläuft, verwendet die Führungskraft eine Frageroutine. Dabei ist die Verbesserungskata in ein neues Führungssystem eingebettet, das vom Top-Management bis zum Mitarbeiter durchgängig ist und somit eine neue Denk-und Handlungsweise im Unternehmen verankert.

VK Kreislauf Verbesserungskata

Abbildung: Übersicht der Schritte der Verbesserungskata
Durch ein zielorientiertes, aber problembasiertes, eigenständiges Handeln aller Beteiligten wird auf langfristige Sicht eine neue Kultur – eine Kultur der täglichen Verbesserung – in der Organisation verankert