Um eine gleichmäßige Leistung des Prozesses zu erreichen, müssen alle Mitarbeiter den Prozess identisch ausführen – und dies auf die aktuell schnellste und wirtschaftlichste Weise. Um dies zu gewährleisten, muss es für jeden Prozess einen Standard geben, der diese beste Art und Weise des Ablaufs dokumentiert.
Der Standard stellt – auf theoretische Art – sicher, dass der Prozess entsprechend ablaufen kann, um das angestrebte Ziel zu erreichen. Dieser muss – vorangetrieben durch die tägliche Verbesserungsaktivität – stets aktualisiert, kontinuierlich hinterfragt und verbessert werden. Aus diesem Grund sind die Standards ein vor Ort gelebtes Dokument, das in der Verantwortung der lokalen Führungskräfte – in Abstimmung mit dem Vorgesetzten – liegt
Im Standard werden die wesentlichen Informationen zum Prozess festgehalten. Darin sind alle Arbeitsschritte von Start bis Ende des Zyklus hinterlegt und die qualitäts- und sicherheitsrelevanten Arbeitsschritte visualisiert. Somit sind Standards sind die absolute Grundlage dafür, dass alle am Prozess beteiligten Personen exakt miteinander synchronisiert werden können und das Management in die Lage versetzt wird, Probleme zu erkennen und die Mitarbeiter vor Ort zu unterstützen
Der Standard ist das elementare Hilfsmittel für Verbesserung und stellt zugleich den aktuellen Wissensstand des Unternehmens über die „beste“ Art und Weise den Prozess wirtschaftlich und flexibel auszuführen dar. Dies ist jedoch nur ein „theoretisches“ Dokument – die Realität am Gemba schaut häufig ganz anders aus!
Unterschied zwischen Standards und standardisierter Arbeit:
Im Alltag treten – entgegen der Theorie im Standard – jedoch regelmäßig Probleme auf, die die Mitarbeiter davon abhalten den Standard einhalten zu können (beispielsweise aufgrund fehlenden Materials oder einer klemmenden Vorrichtung)
Diese Probleme führen dazu, dass die Leistung des Prozesses und damit dessen Output schwankt. Im schlimmsten Fall so stark, dass die Kundenanforderungen nicht erfüllt werden können. Standards haben neben ihren allgemeinen Aufgaben, wie beispielsweise
- Dokumentation relevanter Arbeitsschritte
- Einlernen der Mitarbeiter
- Nachlesen von Basis-Informationen
die wesentliche Aufgabe der Führungskraft Probleme aufzuzeigen. Um diese Probleme zu erkennen und zu beseitigen dient der Standard im Kontext täglicher Verbesserung deshalb primär der Führungskraft. Die Führungskraft kann nicht alle Prozesse in ihrem Verantwortungsgebiet auswendig im Kopf kennen.
Deshalb dient der Standard dazu, wenn die Führungskraft vor Ort am Prozess ist genau zu wissen wie der Prozess aktuell ablaufen sollte, dies während einer Prozessbeobachtung mit dem aktuellen Zustand abzugleichen und somit vorhandene Abweichungen (=Probleme) erkennen zu können.
Da Problemlösung immer nur vor Ort stattfinden kann, wird der Standard immer vor Ort am Prozess visualisiert. Nicht im EDV-System und nicht in Ordnern im Büro des Gruppenleiters