Das detaillierte Prozessverständnis, das der Verbesserer durch die PDCAs und den Aufbau der Standards entwickelt hat, ist nun die Grundlage um einen stabilen Prozess zu gewährleisten. Der Standard ist die Grundlage für
- Planbare und wiederholbare Abläufe
- Kennzahlen und Ziel-Werte
- Visualisierungen des Soll-Ablaufs vor Ort
- „Hilfe-Rufe“ bei auftretenden Problemen
Prozesse laufen vor Ort am Gemba ab, deshalb muss auch dort die Verbesserung stattfinden! Demnach muss jeder vor Ort in der Lage sein zu erkennen, ob der Prozess zum jetzigen Zeitpunkt nach Plan abläuft oder nicht.
Bei gravierenden Abweichungen muss die Führungskraft eine entsprechende Maßnahme in die Wege leiten, die den Prozess in die Lage versetzt, das geplante Tagesziel zu erreichen. Da die Führungskraft verantwortlich für die Erreichung des Tages-Ziels (z.B. eine geplante Stückzahl) ist, ist sie persönliches daran interessiert, dieses zu erreichen.
Das Ziel der Visualisierungen ist es vor Ort einschätzen zu können, ob der Prozess aktuell zu schnell oder zu langsam abläuft und ob dadurch das Schicht-Ziel in Gefahr ist. Die dafür notwendigen Informationen müssen so visualisiert werden, dass sie von Jedem – auch ohne spezifisches Vorwissen – verstanden werden können. Wenn beispielsweise ein neuer Mitarbeiter den Prozess ausführen soll, muss er die wesentlichen Informationen über den Soll-Prozess vor Ort erkennen können, um sich schnell zurecht zu finden. Hierzu gehören u.a. Stellflächen für Material, Visualisierungen der Arbeitsplätze und Knackpunkte des Soll-Prozessablaufs
Nur durch ihre Unterstützung können Stückzahl-, Zeit- oder Qualitätsverluste im Laufe des Tages – durch schnelles und zielgerichtetes Reagieren – kompensiert werden, z.B. durch Problemlösung oder den Einsatz von Springern! Da in der Praxis meist zu viel oder viel zu wenig vor Ort visualisiert wird, muss erst ein hilfreiches Maß gefunden werden. Hierfür bietet es sich an Visualisierungen einzurichten, und dabei entweder am Engpass-, oder dem kundenächsten Prozess zu beginnen.
Visualisierungen müssen „Kundenorientiert“ sein!
Am Arbeitsplatz arbeiten nur diejenigen Mitarbeiter, die den grundlegenden Arbeitsablauf beherrschen. Es ist jedoch von Bedeutung, dass die wichtigen Knackpunkte des Prozesses vor Ort visualisiert sind.
Am Arbeitsplatz sollten jedoch nur die Informationen visualisiert werden, die absolut vom Mitarbeiter benötigten werden. Die Visualisierungen sollen dem Mitarbeiter dabei helfen, die sicherheits- und qualitätsrelevanten, sowie die besonders schwierigen Arbeitsschritte eigenständig und korrekt ausführen zu können.
Aus diesem Grund müssen die vor Ort angebrachten Visualisierungen absolut einfach und verständlich sein. Sie sollten überwiegend (oder ausschließlich) aus Grafiken und Bildern bestehen und wenig (oder kein) Text bestehen. Da Text häufig schwer verständlich und vollkommen unterschiedlich interpretiert werden kann, wird der Prozess in der Praxis häufig vollkommen unterschiedlich ausgeführt
Anhand dieser Art von Visualisierungen werden die Führungskräfte in die Lage versetzt, die den Soll-Prozess vor Ort nachzuvollziehen zu können.
Ein vollständiges Bild des Prozesses kann man sich nur dann machen, wenn die Visualisierungen am Arbeitsplatz mit denen auf dem Standard übereinstimmen. Dies ist absolut notwendig, da beides ergänzende Informationen darstellen. Beispielsweise wird auf dem Standard-Arbeitsplatz zwischen Arbeitsplatz 3 und 4 ein Prozessbedingter Puffer von 2 Teilen ins Standard-Arbeits-Blatt eingezeichnet, der vor Ort exakt durch eine Stellfläche visualisiert ist