Die Job Instruction Method ist ein standardisiertes Vorgehen, mit dem man unerfahrenen Personen einen neuen Prozess einlernt. Um den Mitarbeiter entsprechend der TWI-Methode einlernen zu können, muss das Training zunächst sehr genau vorbereitet werden.
Anschließend erfolgt das Einlernen in vier Schritten:
- Vorbereitung des Mitarbeiters
- Prozess vormachen (vom Trainer)
- Prozess vom Mitarbeiter wiederholen lassen
- Betreuung bei der Wiederholung des Mitarbeiters
Im Anschluss an diese vier Schritte hat der Lernende einen „Führerschein“ für diese Tätigkeit und wurde vom Trainer für die Durchführung dieser „autorisiert“. Als Grundsatz für das Einlernen gilt:„ Was der Lernende nicht beherrscht, hat der Trainer nicht trainiert“
Die ungefähre Dauer eines solchen Einlern-Vorgangs (Vorbereitung des Lernenden bis Ende der Durchführung durch diesen) beträgt (für einen 1 Minute dauernden Zyklus) ca. 25-30 Minuten. Durch dieses Vorgehen ist es möglich, die Einlernzeit (=Zeit, bis der Auszubildende den Prozess in der Reihenfolge beherrscht; nicht: die Vorgabezeit erreicht) um bis zu 60% zu reduzieren
Vorbereitung des Einlernvorgangs
1. Trainingsplan erstellen
Zielsetzung ist es, ausreichend Mitarbeiter zu qualifizieren, dass der Prozess jederzeit ausgeführt werden kann
- Dafür bedarf es erst einmal eines Gesamtüberblicks, welche Prozesse überhaupt trainiert werden müssen und welche Mitarbeiter prinzipiell zu Verfügung stehen. Hat man beides ausgemacht, beginnt man mit den Trainings
- Damit man den Überblick behält, muss eine Trainingsplan erstellt werden, der folgendes dokumentiert:
– Wer wird trainiert
– Welcher Prozess wird trainiert
– wann wird von wem trainiert - Hilfsmittel: Qualifikationsmatrix
2. Arbeits-Inhalte-Blatt erstellen:
- Damit die Tätigkeit gezielt trainiert und nachvollzogen werden kann, müssen die einzelnen Arbeitsinhalte detailliert im Arbeits-Inhalte-Blatt beschrieben werden. Im Arbeits-Inhalte-Blatt werden alle Arbeitsinhalte in deren zeitlichen Reihenfolge, zusammen mit dem dazugehörigen „Knackpunkt“, der Begründung und einer Skizze detaillierter beschrieben wird. Knackpunkte sind Details im Prozess, die zu Fehlern oder Unfälle führen oder Zeitverluste verursachen. Sie sollten einfach und verständlich für die Mitarbeiter beschrieben sein
- Der ausgewählte Prozess sollte nicht länger als 2-5 Minuten dauern, da der Lernende sonst zu viele Informationen aufnehmen muss
- Hilfsmittel: Standard-Arbeitsblatt, Arbeitsinhalte-Blatt
3. Arbeitsplatz vorbereiten:
Bevor wir den Mitarbeiter einlernen können, muss der Arbeitsplatz so eingerichtet werden, dass der Prozess komplett durchgeführt werden kann. Hierzu werden sämtliche Vorrichtungen, Materialien und Hilfsmittel an dem fest definierten Platz bereitgestellt. Gleichzeitig wird kontrolliert, ob diese vollständig sind und mit dem Ablauf im Standard-Arbeitsblatt übereinstimmen.
Teilweise ist es nicht möglich – oder auch nicht nötig – den Prozess direkt in der realen Umgebung zu trainieren. In diesem Fall wird häufig mit einem sog. Dojo (=Trainingsraum) gearbeitet. Im Dojo kann die Tätigkeit unter realen Bedingungen isoliert vom Shopfloor trainiert werden
- Hilfsmittel: Dojo
Vorbereitung des Mitarbeiters
Wenn der Mitarbeiter erstmals mit der ihm unbekannten Umgebung oder mit dem neuen Prozess konfrontiert wird, ist er natürlich etwas angespannt. Genau diese Anspannung gilt es ihm durch eine gezielte Vorbereitung zu nehmen. Beispielsweise, indem ihm zunächst die Rahmenbedingungen und das Umfeld erklärt werden, z.B.:
- In welchem Umfeld er sich hier befindet
- Um was es sich für ein Produkt handelt
- Warum dieser Prozess wichtig ist
In diesem Kontext sollte versucht werden, besonders das Interesse des Mitarbeiters zu wecken. Er sollte das Gefühl haben, dass er einen Beitrag zu etwas Übergeordneten leisten kann. Gleichzeitig sollte aber auch eruiert werden, ob er
- das Produkt oder den Prozess bereits kennt
- Rechts- oder Linkshänder ist
Nach diesen Vorbereitungen kann die Tätigkeit endlich vorgestellt werden. Bevor der Trainer allerdings mit dem Vormachen der Tätigkeit beginnt, muss er sich vergewissern, dass der Mitarbeiter an der „richtigen“ Stelle positioniert ist. Dieser muss von seiner Perspektive alle wichtigen Abläufe gut erkennen können. Zudem hängt die Positionierung auch davon ab, ob er Rechts- oder Linkshänder ist
Vormachen durch den Trainer
Menschen nehmen neue Inhalte am besten auf, wenn sie ein positives Beispiel vor Augen haben und sich konkret vorstellen können, wie der Prozess ablaufen sollte. Aus diesem Grund muss zunächst der Trainer den Prozess vormachen. Sobald der Mitarbeiter den Kontext des Prozesses kennt und an der richtigen Position steht, beginnt der Trainer mit dem Vormachen. Hierbei ist wichtig zu beachten, dass der Mitarbeiter nur eine begrenzte Menge an Informationen aufnehmen kann, deshalb sollten nicht zu viele, aber trotzdem alle relevanten Details erklärt werden (dafür ist das Arbeitsinhalte-Blatt von großer Bedeutung).
Der Trainer muss während seiner Ausführungen alle Einzelheiten absolut verständlich erklären. Hierbei muss er die Sprache des Lernenden einnehmen und sich an dessen Aufnahme-Geschwindigkeit anpassen! Er muss zudem darauf achten, dass er dem Lernenden nur so viele Informationen mitteilt, wie dieser aufnehmen und verarbeiten kann.
Der Trainer folgt dabei den folgenden Schritten:
- Erklären des Prozesses
Zu Beginn erklärt der Trainer nochmal kurz, um welchen Prozess es sich genau handelt, warum dieser so wichtig ist und welche Auswirkungen eine falsche Ausführung haben kann - Vormachen (ohne Erklärung)
Dann macht der Trainer den Prozess vor. Hierbei achtet er darauf, dass er die Tätigkeit nicht zu schnell vorführt und der Mitarbeiter alles gut sehen kann. - Vormachen und Arbeitsschritte erklären
Im zweiten Durchgang wird der Prozess in exakt der gleichen Reihenfolge wiederholt. Dieses Mal beschreibt der Trainer jedoch, was er gerade macht (er erklärt während der Tätigkeit die einzelnen Arbeitsschritte) - Vormachen und Details erklären
Nun kann der Trainer während dem Vormachen überdies dem Mitarbeiter die relevanten Details und Knackpunkte des Prozesses näherbringen.
Zum Abschluss jeder Wiederholung muss der Trainer nachhaken, ob alles verstanden wurde oder Fragen offen geblieben sind.
Anschließend positioniert er den Lernenden an der richtigen Position und lässt ihn den Prozess wiederholen
Durchführung des Prozesses vom Lernenden
Aufbauend auf den anschaulichen Ausführungen des Trainers wiederholt der Lernende den Prozess in exakt den gleichen Schritten, wie es zuvor der Trainer getan hat
- Erklären des Prozesses
Zu Beginn rekapituliert der Mitarbeiter nochmals, um welchen Prozess es sich handelt und warum dieser im Gesamtkontext so wichtig ist - Vormachen (ohne Erklärung)
Anschließend führt er den Prozess ohne weitere Erläuterungen vor. Ggf. schaut er dabei auf dem Standard-Arbeitsblatt nach, um Fehler zu vermeiden - Vormachen und Arbeitsschritte erklären
Nachdem er den Gesamtprozess einmal komplett vorgemacht hat, wiederholt er ihn – dieses Mal aber mit einer kurzen Beschreibung der jeweiligen Arbeitsschritte, die er gerade ausführt - Vormachen und Details erklären
Hat das reibungslos funktioniert, wiederholt er den Prozess erneut. Dieses Mal aber erklärt er dem Trainer alle relevanten Details und Knackpunkte – während er sie ausführt
Fehler und Abweichungen vom Standard sind bei neuen Mitarbeitern normal! Der Trainer muss jedoch sicherstellen, dass diese direkt bei der Entstehung behoben werden!
Wiederholung des Lernenden bis der Prozess sitzt
Der Mitarbeiter hat den Prozess nun selbst mehrere Male ausgeführt und kennt dadurch die relevanten Knackpunkte. Abschließend muss er den Prozess noch einige Male fehlerfrei wiederholen. Erst wenn die Führungskraft davon überzeugt ist, dass der Mitarbeiter den Prozess in der richtigen Qualität aus-führen kann, darf der Mitarbeiter im Prozess eingesetzt werden. Zum Abschluss stellt der Trainer dem Mitarbeiter eine Art Zeugnis bzw. „Urkunde“ aus und bestätigt auf der Qualifikationsmatrix, dass er in diesem Prozess angelernt wurde.
Trotz des Einlernens kann es im Arbeitsalltag natürlich zu Unklarheiten und Problemen kommt, die den Mitarbeiter unter Druck setzen. Sofern niemand vor Ort ist um den Mitarbeiter zu unterstützen, kann dies im schlimmsten Fall zu mangelhafter Ware führen, die unbemerkt auf den Markt gelangt. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass die Führungskraft den Mitarbeiter nach dem Einlernen regelmäßig im Alltag in Form von Prozessbeobachtungen begleitet. Sofern der Mitarbeiter den Prozess entsprechend Standard-Arbeits-Blatt ausführt, wird dies mit „iO“ auf dem Arbeits-Inhalte-Blatt hinterlegt. Sollte er den Prozess hingegen fehlerhaft ausführen, ist es absolut notwendig den Ablauf unmittelbar zu korrigieren, damit er sich nicht einschwingt
Einsatz der Qualifikationsmatrix im Kontext des Einlernens nach TWI
Ziel ist es, dass der Prozess jederzeit, wenn er benötigt ist, durchgeführt werden muss – auch wenn einzelne Mitarbeiter z.B. wegen Krankheit ausfallen. Flexible Mitarbeiter sollten in mehr als drei Prozessen (z.B. Montagelinien) komplett eigenständig arbeiten können. Mit Hilfe der TWI-Methode hat die Führungskraft den neuen Mitarbeiter erfolgreich eingelernt und damit die Grundlage dafür geschaffen, dass der Prozess wie gewünscht durchgeführt werden kann.
Um einen Überblick zu erhalten, welche Mitarbeiter in welchen Prozessen eingelernt wurden und eigenständig arbeiten können, wird eine Qualifikationsmatrix erstellt. Einerseits sind hierin alle Mitarbeiter und andererseits alle Prozesse aufgeführt, die für den Bereich von Interesse sind. Um den jeweiligen Qualifikationsstand zu visualisieren werden folgende Kategorien verwendet:
- Wurde eingelernt
- Kann teilweise eigenständig arbeiten
- Kann eigenständig arbeiten
(Reihenfolge innerhalb der jeweiligen Ziel-Zeit) - Kann Andere einlernen
Auf der Qualifikationsmatrix werden neben dem aktuellen Qualifikationsprofil aller Mitarbeiter auch die angestrebte Soll-Qualifikation dargestellt. Dies beinhaltet die bevorstehenden Trainings der Mitarbeiter mit konkretem Termin. Da der Qualifikationsstand elementare Grundlage für „gute“ und stabile Prozesse ist, sollte dieser im Laufe der Zeit kontinuierlich gesteigert werden.
TWI ist ein so allgemein gültiges Hilfsmittel, dass es nicht nur bei operativen, sondern auch bei administrativen und Führungsprozessen angewendet werden kann und sollte! Deshalb greift auch der Leader auf TWI zurück, wenn er neue Verbesserer in der Verbesserungskata trainiert! Diese oben dargestellte Qualifikationsmatrix deshalb auch in allen Bereichen und auf allen Hierarchieebenen verwendbar, sogar für die Visualisierung der Fähigkeiten von Verbesserern und Führungskräften im Kontext der Kata-Einführung
Hier findest Du die notwendigen Vorlagen, um Deine Mitarbeiter nach TWI einzulernen