Sobald der Ist- und der Ziel-Zustand fertig beschrieben und die Verbesserungstafel aufgebaut wurde (einmalige Aktivitäten), kann die Verbesserungsarbeit los gehen. Nun kommt die Verbesserungskata ins Spiel! Mit ihrer Hilfe soll der Verbesserer den Prozess zielgerichtet in Richtung des zuvor definierten Ziel-Zustand verbessern.

Da unbekannt ist, wie der Ziel-Zustand erreicht werden kann (er liegt bekanntlich in der Lernzone des Verbesserers), muss er eine Vorgehensweise /Struktur anwenden, die ihm bei der Erreichung des Ziels unterstützt. Diese Routine ist die Verbesserungskata.

Durch die Beschreibung des Ziel-Zustandes liegt bei Führungskraft und Verbesserer ein gemeinsames Verständnis dessen vor, was sie innerhalb des Zeitraums (i.d.R. ein Quartal) erreichen wollen. Um im unbekannten Gebiet arbeiten können, benötigen wir Sicherheit in einer Methode, die uns hilft im Unbekannten erfolgreich zu arbeiten. Eine einfache und sehr erfolgreiche Methode ist die Verbesserungskata, deren Reihenfolge wie folgt ist:

1. Beschreibung des Ziel-Zustands (siehe Richtung verstehen)
2. Beschreibung des Ist-Zustands (siehe Richtung verstehen)
3. Ableitung der Hindernisse
4. Identifizieren der Einflussgrößen auf das Haupthindernis
5. Beschreibung des nächsten Schrittes (PDCAs)

Im Rahmen der täglichen PDCAs stellen die kleinen Experimente die wahrscheinlich größte Herausforderung für den Verbesserer dar.Nur durch zielgerichtete Experimente können physische Veränderungen des Prozesses ohne größere Auswirkungen stattfinden und somit die Leistungsfähigkeit des Prozesses in Richtung des Ziels verbessert werden.

„Gute“ Experimente sind ein echter Knackpunkt in der Handlungsweise, weil sich dies häufig nur schwer mit den aktuellen Begebenheiten und unserem Arbeitsalltag vereinen lässt.

Die Elemente der Verbesserungskata machen es möglich, dass der Verbesserer „Routine“ in deren Anwendung erhält und dadurch erfolgreich im unbekannten Gebiet zu arbeiten. Um diese notwendige Routine zu erhalten, treffen sich Coach und Verbesserer mehrfach in der Woche und führen ein Coaching-Gespräch. Im Rahmen des Coachings steht der Verbesserungsprozess im Fokus. Das Gespräch der beiden hat das Ziel, innerhalb einer kurzen Zeit Fortschritt im Verbesserungsprozess sicherzustellen.