Ein wesentlicher Unterschied zwischen der Arbeit mit der Kata und klassischen Veränderungsprojekten liegt darin, dass die Kata ein täglich von den Führungskräften vor Ort gelebter Verbesserungsprozess ist. Die Mitarbeiter aller Hierarchieebenen und in allen Bereichen sollen eigenständig in der Lage sein, Probleme zu lösen einen Prozess in Richtung eines definierten Ziels zu verbessern – egal ob sie sich in diesem Themengebiet (= innerhalb der Komfortzone) auskennen oder nicht (=in der Lern- oder Angstzone). Aus diesem Grund basiert die Arbeitsweise auf einem grundsätzlich anderen Ansatz: Wir müssen uns meist durch ein Gebiet Gebiet durcharbeiten, das wir noch nicht kennen und trotzdem in der Lage sein, das gesetzte Ziel zu erreichen. Ein Beispiel hierfür ist ein Hancho, dessen Verantwortungsgebiet mehrere Montagelinien ist. Dieser Hancho kennt sich gut in der Betreuung (und manchmal auch in deren Optimierung) aus. Viele seiner Probleme werden jedoch durch die angrenzende Logistik verursacht. Dieser Hancho erhält beispielsweise nach einiger Zeit das Ziel, die Materialabrisse der Logistik zu reduzieren, er hat jedoch noch nie die Logistik betreut, geschweige denn optimiert. Sein Ziel liegt somit außerhalb seiner Komfortzone.
In diesem Kontext ist es wichtig zu wissen, dass es zwei grundsätzlich unterschiedliche Arbeitsweisen gibt:
- Algorithmische Arbeitsweise
- Heuristische Arbeitsweise
Da unsere realen Prozesse in der Regel nicht wie geplant ablaufen, ungeplant Probleme auftreten, wir in unserem Plan wichtige Details vergessen haben oder von Außen (z.B. Lieferanten, dem Kunden, Vertrieb, etc.) unvorhersehbar Rahmenbedingungen geändert werden, müssen wir im Alltag sehr häufig reagieren und durch Fire-Fighting das Problem lösen und den Kunden trotzdem zufriedenstellen.
1. Algorithmische Arbeitsweise:
Bei dieser Arbeitsweise wird ein vorab definiertes Ergebnis auf einem festgelegten Weg verfolgt. Beides wurde eventuell im Rahmen eines bereits abgeschlossenen Projektes erarbeitet oder es wird von „Spezialisten“ durchgeführt, die sich aufgrund ihrer Vorkenntnisse intensiv um das Ziel kümmern. Aufbauend auf diesem Wissensstand wird häufig eine Roadmap mit fest definierten Schritten und Meilensteinen erstellt. Wichtige Merkmale der algorithmischen Arbeitsweise sehen wie folgt aus:
- Es ist bekannt, wie das Ziel erreicht werden kann
- Der bekannte Weg wird verfolgt und es wird versucht, Meilensteine einzuhalten
- Annahme: Die Rahmenbedingungen bleiben konstant
Die algorithmische Arbeitsweise kommt typischerweise bei Projekten und komplexeren Aufgaben zum Einsatz. Bedingt durch die grundlegende Annahme, dass die begleitenden Rahmenbedingungen relativ konstant bleiben, kann man durch regelmäßige Projekttreffen (z.B. Lenkungskreise, etc.) die Einhaltung des Maßnahmenfortschritts überwachen. Der Fokus bei der algorithmischen Methode liegt in der Erreichung des Ergebnisses/Ziels und der Abarbeitung der Aufgabenpakete. Typisch für diese Arbeitsweise sind Maßnahmenpläne und Audits im Hinblick auf die Fortschritte bei den Umsetzungen, etc..
2. Heuristische Arbeitsweise:
Im Gegensatz zur algorithmischen ist die Grundannahme der heuristischen Arbeitsweise, dass sich im Laufe der Zeit viele Einflüsse ändern werden und man flexibel auf diese Änderungen reagieren muss. Das Ziel, welches erreicht werden muss, ist hingegen klar beschrieben, der Weg dorthin ist jedoch unbekannt. Deshalb bedarf es einer klaren Struktur und einer schrittweisen Vorgehensweise, um sich in diesem unbekannten Terrain zurechtzufinden. Wesentlich für die heuristische Vorgehensweise sind folgende Aspekte:
- Der Weg zur Erreichung des Ziels ist unbekannt
- Es existiert nur begrenztes Wissen über das Umfeld und die Hindernisse auf dem Weg
- Annahme: Die Rahmenbedingungen verändern sich während der Aktivitäten stark
Durch die ständig neuen Herausforderungen, die sich ergeben und auf die man reagieren muss, ist die heuristische Arbeitsweise ein einziger, ständiger Lernprozess, der nur erfolgreich absolviert werden kann, wenn die Grundsicherheit bei der Anwendung gegeben ist. Am sichersten ist dabei, kleine, überschaubare Schritte auf dem Weg zum Ziel zu wählen, da die eingeschlagene Richtung auch falsch sein kann – mit entsprechend unerwünschten Konsequenzen (was in der Praxis häufig eintritt)!
Der Unterschied zwischen algorithmischer und heuristischer Arbeitsweise
Die Arbeit mit der Kata basiert demnach auf der heuristischen Arbeitsweise. Wir entwickeln bei Personen gezielt die notwendigen Fähigkeiten, damit sie sich auf das unbekannten Terrain einlassen (denn dort arbeitet niemand gerne!) und in der Lage sind erfolgreich darin arbeiten zu können.
Wichtige Elemente zur Arbeit im unbekannten Terrain sind:
- Eine klare, sicher Handlungsweise, mit der ich erfolgreich arbeiten kann
=Verbesseruns-/ Coachingkata - Ein eindeutig definiertes und klar verständliches Ziel
= Ziel-Zustand & Challenges - Betreuung bei der Arbeit/auf dem Weg & eine person, die zielgerichtet meine Fähigkeiten dahin entwickelt, dass ich die beiden oben genannten Elemente „gut“ anwenden kann
= Coaching
Werden diese Elemente gezielt eingesetzt, kann die Verbesserungskata vom Anwender in unterschiedlichsten Themengebieten angewendet werden. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass sie sowohl auf Produktions-, Logistik und administrative Abläufe als auch auf einmalige Prozesse, wie z.B. in der Entwicklung, etc.., übertragbar ist. Wichtig jedoch ist, dass zum Start der Arbeit das Ziel darin liegt, eine Person zu befähigen, die Kata anzuwenden. Dementsprechend geht es nicht darum, Prozesse zu optimieren, die das größte Potential aufweisen, sondern solche auszuwählen, die das Erlernen der Verbesserungskata so leicht wie möglich machen.