Update der Kata-Vorlagen

Die Erscheinung des ersten Bandes „Die Verbesserungskata“ haben wir gleich genutzt, um die Kata-Vorlagen zu aktualisieren. Die neuen Vorlagen sind wie immer im Download-Bereich frei verfügbar. In diesem Zuge haben wir auch die Original-Vorlagen (PowerPoint & Excel) im Mitgliederbereich aktualisiert.

Beim aktuellen Update handelt es sich teilweise um kleine Überarbeitungen, an vielen Stellen wurden die Vorlagen jedoch komplett neu überarbeitet und ermöglichen nun einen noch handlicheren Umgang. Hierbei haben wir Wert auf eine klarere Trennung der Phasen Ausrichtung bzw. „Richtung verstehen“ und PDCAs in Richtung des Ziel-Zustandes gelegt. Auf diese Weise können der Ist- und Ziel-Zustand aus Wertstromanalyse & -design deutlicher von den Verbesserungsaktivitäten unterteilt werden, haben aber trotzdem eine direkte Verbindung miteinander. Die Veränderungen im Detail sind im Folgenden zu finden.

Vorlagen Verbesserungskata

Die Vorlagen der Verbesserungskata wurden klarer zwischen Ausrichtung und Verbesserung getrennt. So ist jedoch der Zusammenhang zwischen Ist- und Ziel-Wertstrom und den täglichen Verbesserungsaktivitäten noch klarer

Shadow Verbesserungstafel

1. Deutlichere Aufteilung der Bereiche der Verbesserungstafel
In der neuen Version der Verbesserungstafel haben wir das 3-6 Monatsziel und den damit verbundenen Ist- und Ziel-Wertstrom klarer vom aktuellen Fokus der Verbesserungs- und Coachingaktivitäten getrennt. Auf der linken Seite findest Du nun sowohl das Ziel (inkl. Ziel-Termin und Prozess) und weiterhin das große T-Modell. SO sin die Wertstrom- klarer vom aktuellen Fokus der Verbesserungsaktivitäten getrennt, sie bleiben aber trotzdem unmittelbar miteinander verbunden um stets „das Große Ganze“ im Blick zu haben!

 

2. „Abspecken“ der Vorlagen
Auch wenn es für die Coaches eine sehr hilfreiche Darstellung ist, haben wir uns entschlossen die Vorlage „Art der PDCAs“ von der Verbesserungstafel zu entfernen. Damit diese wichtige Information jedoch nicht verloren geht, haben wir sie nun auf der rechten Seite der PDCA-Tabelle (in der Spalte „Art“) hinterlegt. Ein damit verbundener Vorteil ist, dass der Bereich für die „Allgemeinen Hilfsinformationen“ dadurch wesentlich deutlich geworden ist.

 

Vorlagen auf der Verbesserungstafel

1. PDCA-Tabelle
In der PDCA-Tabelle wurde das Ende des Coaching-Gespräches durch eine rote Linie deutlicher visualisiert. Einige Junior-Coaches tun sich mit dem Ende des Gespräches schwer, um ihnen zu helfen haben wir die Visualisierung eingefügt.

 

2. Investierte Zeit
Bei der Erfassung der investierten Zeit haben wir zwei Veränderungen vorgenommen. Erstens wurde von einer Monats- auf Quartals-Darstellung umgestellt. Hierdurch hast Du nun einen Überblick über die investierte Zeit in allen Kalenderwochen. Zweitens haben wir Platz für 2 Personen vorgesehen. In jeder Woche gibt es zwei Spalten, in der jeder seine investierte Zeit separat visualisieren kann. Wenn ihr also in 2er-Teams arbeitet, ist es hierdurch möglich dass beide ihre Zeiten auf einer Vorlage notieren können.

 

Übungsvorlagen
Die Übungsvorlagen wurden ebenfalls überarbeitet. Wesentliche Veränderungen wurden auf den ersten beiden Übungsvorlagen vorgenommen:

1. Kreidekreis-Übung
Neben den Rahmenbedingungen des Prozesses haben wir festgestellt, dass es immer wieder vorkommt, dass Verbesserer versuchen Prozesse zu verbessern, die dafür notwendige Basis nicht haben – sprich: in vielen Zyklen vollkommen unterschiedlich ablaufen. Zudem dauern stellen wir fest, dass es schwer fällt die Verbesserungsprojekte termintreu abzuschließen. Aus diesen Gründen haben wir auf dem Übungsblatt die Wiederholbarkeit des Prozesses hinterlegt. Dies findet sich in Form von drei Punkten wieder:
A) Ist ein Standard vorhanden?
B) Wird der Standard eingehalten? und
C) ist der Prozess wiederholbar).
Zudem haben wir den wichtigen Aspekt des Messsystems und der Flugebene des Prozesses mit aufgenommen, da diese einen direkten Einfluss auf den Erfolg bzw. die Dauer des Projektes haben.

 

2. Indikatoren ableiten
Mit dem zunehmenden Einstieg in administrative Bereiche trainieren immer mehr Anwender die Kata, die Top-Down denken. Um dem Top-Down-Denken nachzukommen, haben wir deshalb die Reihenfolge der Fragen geändert. Beginnend beim Ziel werden nun als nächstes die Formel und die Indikatoren definiert, bevor die Hilfs-Indikatoren und deren Messbarkeit identifiziert werden. Natürlich ist es nach wie vor möglich, die Übungsvorlage auch weiterhin in umgekehrter Reihenfolge (1. Ziel, 2. Hilfs-Indikatoren, 3. Messbarkeit, 4. Gruppierung zu Indikatoren) zu verwenden.

Vorlagen Coachingkata

Die Zusammenarbeit zwischen Coach und 2nd-Coach wurden weiter in den Fokus gesetzt, damit sich die Coaches schneller und zielgerichteter weiterentwickeln.

Mitschrieb Coach:

Der Mitschrieb für den Coach gehört zur Standard-Ausstattung der Coaches. Um noch mehr Platz zu haben, haben wir die Felder vergrößert. Zudem haben wir zu jeder Frage auch das entsprechende Element auf der Verbesserungstafel visualisiert. Dadurch fällt es den Coaches noch leichter, sich auf der Tafel zu orientieren und in der Struktur zu bleiben. Um die Zusammenarbeit mit den 2nd-Coach weiter zu intensivieren haben wir die Elemente der Frageroutine des 2nd-Coaches auf die Rückseite des Coach-Mitschriebs visualisiert. Hier ist es nun möglich dessen Feedback und den eigenen nächsten Schritt zu notieren. Weiterhin bleibt der überwiegende Teil der Rückseite jedoch auch weiterhin für freie Notizen vorhanden.

Vorlagen 2nd-Coach Kata

Der Fokus des 2nd-Coaches wird durch die überarbeiteten Vorlagen vollkommen neu gelenkt. Die Unterscheidung zwischen Junior- und Senior-Coaches unterstützt die Coaches deutlich in deren persönlichen Weiterentwicklung.

Frageroutine 2nd-Coach
Um eine bessere Fokussierung auf Junior- und Senior-Coaches zu haben, wurde die Taschenkarte für den 2nd-Coach vollkommen neu gestaltet. Während der Fokus der Junior-Coaches eher auf der erfolgreichen Durchführung eines Coachings liegt, legen erfahrene Coaches mehr Wert auf die gezielte Fähigkeitsentwicklung der Mentees. Aus diesem Grund haben wir zwei separate Taschenkarten erstellt. Mit Hilfe der Frageroutine für die Zusammenarbeit mit den Junior-Coaches ist der 2nd-Coach in der Lage, die Aufmerksamkeit des Coaches auf das folgende Gespräch zu lenken und ihn – nach all den stressigen Meetings des Tages – zurück in die Situation des Verbesserungsprojektes zu holen. Auch die Rückseite, die Nachbereitung des Coachings, wurde entsprechend dem neuen Fokus angepasst.

Die Frageroutine für die Zusammenarbeit mit den Senior-Coaches hingegen legt den Fokus vollkommen auf die Entwicklung der Fähigkeiten. Durch die geänderten Fragen wird die Aufmerksamkeit des Coaches auf den aktuellen Entwicklungsfokus (das Lernfeld) bis hin zu einem Entwicklungsschritt für das nächste Coaching gerichtet. Im Anschluss an das Coaching liegt demnach natürlich auch der Reflexionsfokus auf den Fähigkeiten des Mentees.

 

Mitschrieb 2nd-Coach
Auch der Mitschrieb des 2nd-Coaches wurde „abgespeckt“. Nun ist auf der Vorderseite mehr Platz für Notizen und auch die Elemente der Verbesserungstafel wurden auf dem Mitschrieb dargestellt, so dass sich auch unerfahrene 2nd-Coaches auf der Tafel orientieren können. Das beliebte „Taktzeit-Diagramm“ für die einzelnen Fragen des Coachings ist auf die Rückseite gewandert. Dort ist es zusammen mit den wichtigen Feedback-Punkten an den Coach, dem Feld für freie Notizen und dem nächsten Schritt des Coaches zu finden. Auf diese Weise ist der Mitschrieb aufgeräumter und einfacher entsprechend der Phasen des Coachings zu verwendbar.