:Erster Schritt der Verbesserungskata: Richtung verstehen
Die Arbeit mit der Verbesserungskata startet mit einem klaren Verständnis der Richtung. Start eines jeden Ziel-Zustandes stellt ein SMART (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert) definiertes Ziel. Dieses Ziel richtet die Verbesserungsaktivitäten in Richtung der übergeordneten Challenge aus und ist wichtig um die Aktivitäten des Verbesserers zu fokussieren.
Mit dem Ziel-Zustand wird die Richtung der Verbesserungsaktivitäten für einen definierten Zeitraum (z.B. 3 Monate) festgelegt und damit die Basis dafür, woran der Verbesserer in diesem Zeitraum arbeitet. Ein gut beschriebener Ziel-Zustand ist somit ein entscheidendes Instrument um den Verbesserungsprozess zu führen. Grundlage für die tägliche Arbeit am Ziel-Zustand und die darauf aufbauend stattfindenden Coachinggespräche stellt die Verbesserungstafel dar. Diese Tafel enthält alle relevanten Informationen über den Ist- und Ziel-Zustand und alle relevanten Verbesserungsaktivitäten des Verbesserers dar.
:Schritte um die Richtung zu verstehen
Zunächst wird die Blanko-Verbesserungstafel samt der Templates für die Verbesserungstafel bereitgestellt. Sobald die Unterlagen vorhanden sind, beginnt die eigentliche Arbeit am Prozess. Ein Prozess kann nur verbessert werden, wenn
A) Ein solides Prozessverständnis vorliegt und
B) Das Ziel sehr klar beschrieben ist (=ein Ziel-Zustand vorliegt)!
Aus diesem Grund steht am Anfang der Verbesserungsaktivität ein klares Verständnis des Eingangs-Ziels. Ein Ziel sollte immer mit einem Prozess verbundenen sein (z.B. Steigerung der Produktivität an der Schrauber-Montagelinie).
Damit Leader und Verbesserer ein gemeinsames Verständnis des Prozesses erhalten, ist es zunächst notwendig dessen Start und Ende sehr genau abzugrenzen (z.B. Bei einem Durchlaufzeit-Ziel beginnt der Prozess mit dem Bestand im Lager und endet mit der Einlagerung im Versand). Zudem ist es wichtig den vorgelagerten Lieferanten- sowie den nachgelagerten Kundenprozess zu kennen und deren Anforderungen zu verstehen. Sobald man diese kennt, sollte man ein erstes grobes Verständnis der einzelnen Prozessschritte erhalten (z.B. durch Begehung des Prozesses vor Ort). Sobald man ein erstes Prozessverständnis hat, kann man die Prozess-Indikatoren ableiten, die beschreiben ob sich der Prozess durch die Verbesserungsaktivitäten in Richtung des Ziels entwickelt.
:Ist-Zustand verstehen
Mit Hilfe der vier Elemente des Ziel-Zustandes erhält man ein sehr gutes Verständnis des Prozesses. Um diese Elemente zu füllen muss man den Prozess sehr genau und detailliert beobachten. Bei Kurzzyklischen Prozessen (z.B. mit Zykluszeiten <5 Minuten) bietet es sich an, 10-20 Zyklen zu beobachten, um ein Verständnis des Prozesses und dessen Stabilität zu erhalten. Bei der Beobachtung ist jedoch besonders wichtig, dass nicht „irgend etwas“ beobachtet wird, sondern gezielt die abgeleiteten Prozessindikatoren erfasst werden!
Während der Beobachtung sollten folgende Dinge beobachtet werden:
1) Arbeitsschritte samt Zeit je Arbeitsschritt
2) Wegediagramm
3) Auffälligkeiten im Ablauf
Bei der Beobachtung ist es essentiell jede einzelne Tätigkeit des Mitarbeiters zu erfassen, da sonst sehr wichtige Informationen verloren gehen! Aufbauend auf den Erkenntnissen der Prozessbeobachtung erfolgt die Auswertung und Übertragung auf die linke Seite des T-Modells (=Ist-Zustand).
:Beschreibung des Ziel-Zustandes
Sobald der Ist-Zustand verstanden ist, kann der Ziel-Zustand beschrieben werden. Wichtig hierbei ist es den Prozess lösungsfrei zu beschreiben, wie er ohne Probleme und abläuft, wenn das Ziel erreicht wurde. Dies kann man sich wie eine Reise in die Zukunft vorstellen, in der man sich vorstellt, wie der Ablauf aussehen wird, wenn das Ziel erreicht wurde. Der Ziel-Zustand wird ebenfalls mit Hilfe der vier Elemente auf dem T-Modell dargestellt. Somit hat man einen direkten Kontrast zwischen der aktuellen und der angestrebten Situation.
:Übersichtliche Darstellung der Verbesserungsaktivitäten auf der Verbesserungstafel
Um alle Informationen über die Verbesserungsaktivitäten und den Erfolg derer an einem Punkt darzustellen werden alle Unterlagen auf der Verbesserungstafel zusammengetragen. 
Die Verbesserungstafel enthält das große T-Modell (Ist- und Ziel-Zustand), den nächsten Ziel-Zustand (kleines T-Modell zur weiteren Fokussierung der Verbesserungsaktivitäten für 1-3 Wochen), den Verlauf des Ergebniswertes (der vor Ort erfasst auf tagesbasis wird), den Verlauf relevanter Prozessindikatoren und die PDCA-Tabelle.
Hier findest Du alle Vorlagen zum Start mit Deinem Ziel-Zustand: Downloads