Manager sind häufig der Meinung, dass die Mitarbeiter auftretende Probleme selbst lösen und notfalls den Prozess dafür anhalten sollten. Die Führungskraft wird gegebenenfalls über das Problem informiert, jedoch nicht in die Problemlösung einbezogen. Doch was passiert, wenn die Mitarbeiter ihre Probleme selbst lösen:
– Probleme werden nach bestem Wissen „auf die Schnelle“ gelöst
– Ein auftretendes Problem führt zu Verzug des Prozesses und damit zu Verlustzeiten der anderen Mitarbeiter bzw. nachgelagerten Prozesse
– Durch die Verluste gerät das Tagesziel in Gefahr (im schlimmsten Fall erfährt die Führungskraft noch nicht mal etwas davon)

Das Risiko, den Kunden durch die auftretenden Probleme nicht zufriedenstellen zu können, ist demnach – und insbesondere bei synchronen Hochleistungsprozessen – recht hoch. Deshalb muss genau das Gegenteil zur o.g. Meinung die Praxis sein.

Nur wenn die Führungskraft informiert wird BEVOR der Verzug im Prozess auftritt, bzw. dieser zum Stillstand kommt kann sie situationsgerecht unterstützen:
1) Problem verstehen
2) Ursache identifizieren
3) Entscheidung treffen

Aus diesem Grund muss der Mitarbeiter das Problem frühzeitig melden und NUR die Führungskraft kann den Prozess – je nach Dringlichkeit – stoppen.

Sofern der Teamleiter das Problem jedoch verstanden hat, es keine Auswirkungen auf die Qualität, Arbeitssicherheit oder starken Verzug der angrenzenden Prozesse führt, kann der Mitarbeiter mit dem nächsten Zyklus starten, während der Teamleiter das Problem löst.

Kann das Problem jedoch nicht innerhalb des Taktes gelöst werden, kommt der Prozess zum Stillstand. Sofern dieser Fall eintritt und der Teamleiter das Problem selbst in absehbarer Zeit nicht lösen kann, muss er entweder Unterstützung von „Spezialisten“ anfordern oder das Problem weiter „eskalieren“.

3.2 Reißleinenzug

Sobald ein Mitarbeiter im Prozess (z.B. einer Montagelinie) die Reißleine gezogen hat, muss der Status des Prozesses für alle Mitarbeiter und Führungskräfte visualisiert werden. Hierfür meldet der letzte Arbeitsplatz im Prozess das Problem mit Hilfe einer einfachen Fehlererfassung (z.B. Knöpfe auf einer Schaltleiste). Die einzelnen Problemarten haben unterschiedliche Auswirkungen und müssen an der Linie unterschiedlich dargestellt werden. Hierzu wird die jeweilige Problemart mit Hilfe eines sogenannten Andons an einem für alle Beobachter gut einsehbaren Ort (z.B. am Ende des Prozesses) transparent gemacht.

3.2 Andon-Meldung

Dadurch, dass der letzte Arbeitsplatz im Prozess das Problem meldet wird sichergestellt, dass er das Problem bemerkt hat und kein defektes Produkt an den nachgelagerten Prozess übergibt

Um die Abweichung des Normalzustandes noch kenntlicher zu machen und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter schnell auf den Prozess zu lenken, können zusätzlich zu der optischen Anzeige noch akustische Signale verwendet werden. Ein in Japan in Produktion und nahezu allen indirekten Bereichen alltägliches Hilfsmittel.