Jeder Mensch hat diese individuelle Komfort-Zone. Innerhalb dieser Zone kennt er sich aus und weiß beispielsweise was er machen muss, um etwas zu erreichen. Außerhalb der Komfort-Zone ist dem nicht so. Hier handelt es sich um unbekanntes Terrain. Die bisher gemachten Erfahrungen helfen hier nur begrenzt weiter, um zum Ziel zu gelangen. Passieren außerhalb der Komfort-Zone unvorhergesehene Dinge, schaltet das Gehirn automatisch in den „VORSICHT“-Modus. In diesem „Alarm-Zustand“ besteht kaum die Wahrscheinlichkeit, dass das Ziel erreicht wird. Je nachdem, wie weit man sich außerhalb der Komfort-Zone befindet kann es schnell passieren, dass man sich in der sog. Angst-Zone aufhält. Jegliches Agieren ist hier nur schwer kontrollierbar.
In die sog. Lern-Zone, die unmittelbar an die Komfort-Zone angrenzt, muss man sich allerdings begeben, um sich weiterzuentwickeln und Ziele anzustreben, von denen man aktuell eventuell nicht weiß, wie man sie erreichen soll
Um erfolgreich in der Lernzone agieren zu können, ist es besonders wichtig, dass der Lernende exakt weiß, was erreichen will/muss – der Ziel-Zustand – und eine Vorgehensweise beherrschen, die ihm ermöglicht dieses Ziel auch praktisch zu erreichen – die Verbesserungskata. Der Ziel-Zustand hat zwei wesentliche Aufgaben:
- Gemeinsames Bild zw. Coach und Verbesserer erzeugen
- Kontrast zwischen der heutigen und der geplanten Situation erzeugen (=Verbesserungspotential aufzeigen)
Dabei ist es nicht ausreichend sich „nur“ über ein Ziel (z.B. Reduzierung der Durchlaufzeit auf 3 Tage) zu verständigen. Um im unbekannten Gebiet agieren zu können, muss man eine sehr klare Vorstellung davon haben, was man erreichen muss. Diese Vorstellung erhält man dadurch, dass man den Soll-Ablauf des Prozesses definiert, was mit Hilfe des Ziel Zustandes geschieht (siehe hierzu auch Unterschied zwischen Ziel und Ziel-Zustand). Der Ziel-Zustand ist somit das Bindeglied zwischen der übergeordneten Zielsetzung und einer klaren Vorstellung davon, wie der Prozess ablaufen muss, um das Ziel zu erreichen.
Auch der Ziel-Zustand wird mit Hilfe der vier Elemente des T-Modells dargestellt. Aufbauend auf dem Ziel werden somit zunächst die Ziel-Werte für die relevanten Indikatoren abgeleitet. Hierbei ist es besonders wichtig, dass für JEDEN Indikator ein Wert definiert wird, damit Verbesserer und Coach ein gemeinsames Verständnis davon erhalten, was aktive (=veränderbare) und passive (=nicht zu verändernde) Indikatoren sind.
Aufbauend auf den Ziel-Werten der Indikatoren sollte man sich Gedanken über den Prozess machen, wie er ablaufen muss um das Ziel zu erreichen. Dies kann z.B. mit Hilfe der Wertstrom-Symbole erfolgen.
Sobald man weiß, wie der Prozess ablaufen muss um das Ziel zu erreichen, ist es hilfreich eine aussagekräftige und den Prozess, bzw. die Indikatoren, ergänzende Skizze zu hinterlegen. Die Skizze sollte hierbei eine lösungsfreie Darstellung sein, z.B. in Form eines Taktzeit-Diagramms.
Es ist jedoch auch im Ziel-Zustand häufig nicht möglich, dass alle relevanten Informationen in Form von Zahl, Prozess und Skizze erfasst werden, so dass auch im Ziel-Zustand die Merkmale ein wichtiges Hilfsmittel sind! Beispielhafte Merkmale können sein:
- Alle Mitarbeiter arbeiten nach Standard
- Material wird vom Montagelogistiker bereitgestellt
- Behälter zwischen Montage und Montageversorgung abgestimmt
Auf diese Weise wird der Ziel-Zustand sehr konkret und erfüllt die beiden o.g. Aufgaben. Gerade zu Beginn ist es aufgrund des fehlenden Prozessverständnisses teilweise nicht möglich, Zahlenwerte für die Indikatoren abzuleiten oder einen vollständigen Ziel-Prozess. Hier sollte man auch nichts überstürzen und „irgendetwas“ hinschreiben. Lieber noch ein weiteres Mal den Prozess beobachten, sich mit dem Coach abstimmen und dann erst die benötigten Werte eintragen!