Der Gesamt-Ziel-Zustand ist normalerweise auf die Dauer von drei Monaten begrenzt. Obwohl dieser Zeitraum zwar „relativ“ kurz ist, ist erfahrungsgemäß noch zu lang, um die Motivation des Verbesserers aufrecht zu erhalten. Wie beim Klettern muss der Bergsteiger kleine Etappenziele vornehmen, die er innerhalb eines kurzen Zeitraums (wenigen Tagen) erreichen kann. Sobald er eines der Etappenziele erreicht hat, tritt das Erfolgsgefühl ein und steigert somit die Motivation
Zudem sind mit dem Gesamt-Ziel-Zustand viele verschiedene Themen verbunden, sodass es häufig schwer fällt, sich auf ein aktuelles Verbesserungsthema zu konzentrieren. Damit das nicht geschieht, gilt es sich ein Thema herauszupicken und dafür einen eigenen, kleinen Ziel-Zustand – den nächsten Ziel-Zustand zu definieren
Es gibt drei Möglichkeiten zum Fokussieren mit Hilfe des nächsten Ziel-Zustandes: Über
- Den aktuellen Hauptindikator
=Indikator des Gesamt-Ziel-Zustandes, der aktuell am wichtigsten ist - Das aktuelle Haupthindernis
= Hindernis, dass aktuell am wichtigsten ist - Ein Verbesserungsthema“, bei dem wir uns sicher sind, dass es bearbeitet werden muss
= Thema, das aktuell am wichtigsten ist
Für einen solchen Fokus (=nächster Ziel-Zustand) wird ein sogenanntes „kleines T-Modell“ erstellt. Der Aufbau des nächsten Ziel-Zustands ist mit Ist- und Ziel-Zustand und den vier Elementen (Indikatoren, Prozess, Skizze und Merkmale) identisch zum Gesamt-Ziel-Zustand. Eine geeignete Dauer für den nächsten Ziel-Zustand sind ein bis vier Wochen. Dies ermöglicht eine klare Fokussierung und der Termin ist für den Verbesserer „greifbar“
Wie der Gesamt-Ziel-Zustand hat auch der nächste Ziel-Zustand ein klares Ziel. Im Fall eines aus dem großen T-Modell herausgezogenen Indikators ist das Ziel des nächsten Ziel-Zustandes gleich dem Ziel-Wert des Indikators. Der Ist-Wert ist gleichzeitig der aktuelle Ist-Wert des Indikators
An einem Beispiel kann dies leicht verdeutlicht werden:
Ziel: Reduzierung Durchlaufzeit von 8 auf 3 Tage
Indikatoren im großen T-Modell:
Ist-Wert Ziel-Wert
Bearbeitungszeit: 120 Min 100 Min
Liegezeit: 5 Tage 2,5 Tage
Die Liegezeit ist weiter in die Liegezeit vor/nach den einzelnen Arbeitsplätzen des Gesamtprozesses unterteilt. Als erster Indikator kann beispielsweise die Liegezeit vor dem Stanzen bearbeitet werden (die von 2 auf 0,5 Tage reduziert werden soll), was damit auch gleichzeitig ein auch das Ziel für den nächsten Ziel-Zustand
Der nächste Ziel-Zustand hat damit ebenfalls einen klaren Ziel-Wert, für den die heutigen Indikatoren, der Prozess, die Skizze und die Merkmale ermittelt und im Ziel beschrieben werden. Für dieses Ziel werden mit Hilfe die Stellhebel identifiziert
Der im nächsten Ziel-Zustand beschriebene Prozess stellt jedoch die konkret vor Ort beobachtbaren Arbeitsschritte dar, die z.B. im Standard-Arbeits-Blatt (siehe hierzu auch „Stabilisierung im Alltag“) festgehalten werden
Entsprechend dieser Detaillierungsebene stellt auch die Skizze meist die räumlichen Abläufe (=Wege-Diagramm) der Mitarbeiter dar
Nach Abschluss eines nächsten Ziel-Zustandes werden der darin beschriebene Prozess und die Skizze im Standard-Arbeits-Blatt zusammengefasst und weiter detailliert
Dadurch, dass der nächste Ziel-Zustand für einen kurzen Zeitraum definiert ist und konkrete, „fassbare“ Inhalte umfasst ist es möglich, dass der Verbesserer schneller und häufiger Erfolgserlebnisse hat, was dessen Motivation stark steigert