Um einen Prozess zu verbessern, muss man in der Lage sein zu erkennen, wo Probleme auftreten. Wenn man keine Probleme sieht, kann man nichts verbessern . Andererseits kann man jedoch viel verändern – ob dies jedoch zum Ziel passt, ist unklar. Die stärksten Verbesserer können nur erfolgreich sein, wie die Rahmenbedingungen um sie herum es ihnen erlauben! Wenn beispielsweise die Prozesse um den Verbesserer herum es nicht erlauben, Probleme schnell zu erkennen, wird er das Ableiten der Hindernisse mehr Zeit in Anspruch nehmen. Diese Zeit fehlt ihm wiederum in Tagesgeschäft, so dass er schon nach wenigen Wochen nicht mehr zu seinen eigentlichen Aufgaben kommt!
Aus diesem Grund muss man sich vor Ort am Prozess immer folgende zweit Fragen stellen:
- Wie sollte der Prozess ablaufen?
- Wie läuft der Prozess tatsächlich?
Erst durch den Abgleich dieser beiden Zustände ergibt sich, was ein wirkliches Problem ist und was „nice to have“ ist.
Damit die Einschätzung der Situation sofort erfolgen kann und nicht viel Aufwand erfordert, sind aussagekräftige Visualisierungen notwendig. Für jede Person – auch bereichsfremde – muss vor Ort sofort sichtbar und verständlich sein, wie der Prozess laufen sollte. Stellen wir uns vor, ein neuer Mitarbeiter aus der Logistik soll das Material an die Montagelinie transportieren. Damit er seine Aufgabe ohne großen Aufwand und Rückfragen erledigen kann, muss vor Ort visualisiert sein, wo das Material abgeliefert werden sollte
Der aktuelle Status des Prozesses – und der „Größe“ des Problems (z.B. gesamte Verlust-/Verzugszeit der Schicht) – sollte vor Ort binnen weniger Sekunden (maximal 10 Sekunden) eingeschätzt werden können. Mehr Zeit bleibt Managern im Alltag nicht, um zwischen zwei Terminen kurz schauen zu können, ob der Prozess „auf Kurs ist“, um sein heutiges tagesziel zu erreichen
Nur wenn diese Informationen vor Ort verfügbar sind, ist das Management in der Lage einzuschätzen, ob die Lage akute Unterstützung bedarf und eine Entscheidung zu treffen
Drei verschiedene Arten der Visualisierung helfen dabei, Transparenz vor Ort zu schaffen
Arbeitsplatz-Visualisierungen
Visualisierungen die den statischen Arbeitsplatz kennzeichnen, wie beispielsweise:
- Beschriftungen und Kennzeichnung der Arbeitsplätze
- Kennzeichnung des Materials für den Werker (z.B. Artikelnummern)
- Visualisierung von Ablagen für Werkzeuge und Hilfsmittel für den Werker (z.B. Shadows)
- Stellflächen für Material, Vorrichtungen und Werkzeuge für andere Bereiche
Abbildung 1: Arbeitsplatz-Visualisierung
Durch diese Visualisierungen kann sich der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zurecht finden und es wird die Zusammenarbeit mit Schnittstellen geregelt
Prozess-Visualisierungen
Visualisierungen am Arbeitsplatz bzw. am Prozess, die den geplanten Ablauf des Prozesses visualisieren
- Visualisierung relevanter Arbeitsschritte und der Reihenfolge einzelnen Arbeitsschritte
- Knackpunkte kritischer Arbeitsschritte (Arbeitsinhalte, an die der Mitarbeiter unbedingt denken muss)
- Start- und Endpunkte eines Zyklus
Abbildung 2: Prozessvisualisierung einer Montagelinie
Durch Prozess-Visualisierungen wird die „richtige“ Ausführung des Prozesses vor Ort visualisiert
Fortschritts-Visualisierungen
Visualisierungen, die den aktuellen Status des Prozesses in Verbindung zur Zeit bringen
- Visualisierung des aktuellen Taktes
- Verlauf des Prozesses
- „Größe“ des Problems
Abbildung 3: Prozess-Fortschritt
Abbildung 4: Stückzahl-Management mit Hilfe des Taktgebers
Fortschrittsvisualisierungen sind die wahrscheinlich wichtigste Art der Visualisierung für das obere Management, da sie zum aktuellen Zeitpunkt einen Rückschluss auf die „Größe“ der Problemlage ermöglichen. Aufbauend auf dem Fortschritt sind Entscheidungen für den weiteren Verlauf des Prozesses möglich